Réceptionniste et coordonnateur(trice) de bureau / Receptionist & Office Coordinator at Smardt Chiller Group in Dorval, Quebec

Job description

• Vous êtes passionné(e) par le service à la clientèle et aimez être au cœur de l’action dans un environnement manufacturier dynamique?
• Chez SMARDT, chef de file mondial en technologie de refroidisseurs à haute efficacité, nous sommes à la recherche d’un(e) réceptionniste et coordonnateur(trice) de bureau proactif(ve) et positif(ve) pour contribuer au bon fonctionnement quotidien de notre bureau à Dorval.
• Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne bilingue (français et anglais), axée sur le service à la clientèle, qui souhaite jouer un rôle clé dans la création d’un environnement professionnel, accueillant et positif pour nos employés, visiteurs, clients et partenaires d’affaires, tout en répondant aux besoins quotidiens du bureau.
• La personne recherchée est naturellement attentive à ce qui doit être fait, fait preuve d’initiative et aime aider les autres. Qu’il s’agisse d’accueillir un visiteur, de coordonner un dîner d’équipe, de préparer une salle de réunion ou de s’assurer que les employés disposent des fournitures et des ressources dont ils ont besoin, cette personne joue un rôle important dans la création d’un milieu de travail positif, organisé et bien fonctionnel.
• Il s'agit d'un poste à 100 % sur site.
• Are you passionate about workplace safety and enjoy being hands-on in a fast-paced manufacturing environment?
• At SMARDT, a global leader in high-efficiency chiller technology, we are looking for a proactive and positive Reception and Office Coordinator to help ensure our Dorval office runs smoothly every day.
• This is an excellent opportunity for a bilingual (French/English) customer-centric professional to be responsible for creating a professional and welcoming experience for our team, visitors, customers, and business partners, while also supporting the day-to-day needs of the office.
• The successful candidate will be someone who naturally notices what needs to be done, takes initiative, and enjoys helping others. From welcoming a visitor, coordinating a team lunch, and preparing a meeting room, to ensuring employees have the supplies and resources they need, this person plays an important role in creating a positive and well-organized workplace.
• This role is 100% on site.

Responsibilities

• Réception et accueil
• Agir à titre de première personne-ressource pour les employés, visiteurs, clients, fournisseurs et autres invités.
• Accueillir les visiteurs de façon professionnelle et chaleureuse et les diriger vers la personne ou le service approprié.
• Coordination du bureau et soutien aux employés
• Agir comme personne-ressource principale pour les besoins quotidiens du bureau et les demandes des employés.
• Veiller à ce que les employés disposent des fournitures de bureau, de l’équipement, du matériel et des autres ressources nécessaires pour effectuer leur travail efficacement.
• Événements et expérience employé
• Coordonner et soutenir les événements du bureau, les activités pour les employés, les célébrations et les initiatives de l’entreprise.
• Organiser la logistique d’activités telles que les dîners d’équipe, les célébrations des fêtes, les activités de reconnaissance des employés, les assemblées générales, les réunions et autres événements spéciaux.
• Soutien aux réunions et soutien administratif
• Coordonner l’utilisation des salles de réunion et veiller à ce qu’elles soient préparées avec l’équipement et le matériel appropriés.
• Soutenir les réunions internes, notamment en préparant les salles, les rafraîchissements, les fournitures et l’équipement technologique requis.
• Environnement de travail et culture
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail professionnel, accueillant et positif.
• Assurer la propreté, la présentation et le bon fonctionnement des aires communes du bureau.
• Reception & Front Desk
• Serve as the first point of contact for employees, visitors, customers, suppliers, and other guests.
• Welcome and direct visitors in a professional and friendly manner.
• Office Coordination & Employee Support
• Act as a central point of contact for day-to-day office needs and employee requests.
• Ensure employees have the office supplies, equipment, materials, and other resources they need to perform their work effectively.
• Office Events & Employee Experience
• Coordinate and support office events, employee activities, celebrations, and company initiatives.
• Organize logistics for events such as team lunches, holiday celebrations, employee appreciation activities, town halls, meetings, and special events.
• Meeting & Administrative Support
• Coordinate meeting rooms and ensure rooms are prepared with the appropriate equipment and materials.
• Support internal meetings, including preparation of rooms, refreshments, supplies, and technology as required.
• Workplace Standards & Culture
• Help maintain a professional, welcoming, and positive office environment.
• Take ownership of the appearance and functionality of common office areas.

Requirements

• Bilingue (français/anglais) *voir la remarque ci-dessous
• 2 à 4 ans d’expérience en réception, administration de bureau, coordination de bureau, service à la clientèle ou dans un domaine connexe.
• Une expérience dans un environnement de bureau corporatif ou professionnel constitue un atout.
• Capacité à travailler dans un environnement industriel.
• Profil Académique et Expérience
• Diplôme d’études secondaires (DES) au minimum, combiné à une expérience pertinente.
• Toute offre d'emploi chez Smardt est subordonnée à la vérification des antécédents et des références, dans le respect des lois et réglementations en vigueur.
• Ce poste nécessite un niveau intermédiaire en français et en anglais.
• La maîtrise du français est requise pour communiquer avec notre équipe au Québec.
• La maîtrise de l'anglais peut être requise pour communiquer avec notre équipe située hors du Québec, ainsi que pour comprendre certaines documentations techniques disponibles uniquement en anglais.
• Bilingual (English/French) *see note below
• 2–4 years of experience in reception, office administration, office coordination, hospitality, or a related role.
• Ability to work in an industrial manufacturing environment.
• Minimum High School Diploma combined with relevant experience.
• All job offers at Smardt are conditional and subject to a successful background and reference check, in accordance with applicable laws and regulations.
• This position requires a mid-level knowledge of French and English.
• French is required to communicate with our team in Québec.
• English may be required to communicate with our team located outside Québec, as well as to understand certain technical documentation available only in English.
• Please note that Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

Skills

Required

• Bilingue (français/anglais)
• Service à la clientèle
• Initiative
• Attention aux détails

Benefits

• Voici quelques-uns des avantages dont vous pourrez bénéficier en travaillant chez Smardt :
• Salaire compétitif + prime de performance annuelle
• Couverture médicale et dentaire entièrement payée par l'employeur dès le premier jour
• Régime d'épargne-retraite avec cotisations de contrepartie de l'employeur pouvant atteindre 6 % dans un RPDB
• Programme de télésanté payé par l'employeur
• Subvention mensuelle OPUS pour ceux qui utilisent les transports en commun pour se rendre au travail.
• Programme de récompenses et de reconnaissance
• Révision salariale annuelle et augmentations basées sur les compétences et les aptitudes
• Une entreprise en pleine croissance et stable qui valorise son équipe et le travail qu’elle accomplit !
• Here are just a few of the benefits you can look to receive working with Smardt:
• Competitive salary + annual performance bonus
• 100% employer-paid medical and dental benefits as of day 1
• Retirement savings plan with employer match contributions of up to 6% into a DPSP
• Tele-Health program paid by the employer
• Monthly OPUS subsidy for those who take public transportation to work.
• Ongoing training and professional development opportunities
• Reward and recognition program
• Annual salary review and increases based on competencies and skills
• A growing and stable company who values their team and the work that they do!