Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant at Clyde & Co in Montréal

Job description

• L’adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le ou la titulaire du poste fera partie de l’équipe de ressources en soutien administratif (AART) au Canada. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l’accueil des visiteurs au bureau.
• Ce poste est admissible au temps supplémentaire et exige une présence sur place au bureau 5 jours par semaine.
• Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau intermédiaire, à l’oral et à l’écrit, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à répondre quotidiennement aux appels téléphoniques provenant de clients souvent à l’extérieur du Québec et du Canada, dans le cadre de notre cabinet mondial avec clientèle institutionnelle répartie au sein de plusieurs pays. De plus, les tâches de nature administrative exigent de comprendre le contenu de certains documents et de rédiger des réponses en anglais.
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• The Administrative Assistant supports a group of lawyers and legal assistants by performing non-legal tasks, including reprographics and facilities related duties. The position incumbent will be part of the Administrative Assistant Resource Team (AART) in Canada. The role also involves covering at reception and greeting visitors at the office.
• This position is eligible for overtime and requires in office presence 5 days per week.

Responsibilities

• Préparer des rapports de dépenses;
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice;
• Ajouter d’autres parties dans les vérifications de conflits;
• Aider à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès;
• Gérer les appels téléphoniques et les messages à la réception;
• Rediriger les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle;
• Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
• Sauvegarder des documents électroniques dans iManage;
• Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box;
• Fournir des services de reprographie;
• Réserver les services de sténographes officiels, au besoin;
• Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s’assurer quotidiennement que le calendrier est à jour;
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
• Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des provisions nécessaires;
• S’assurer de la propreté générale de l’aire de réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des visiteurs;
• S’occuper de l’entretien de la machine à café et de ses accessoires;
• Gérer les lave-vaisselles chaque jour et voir à maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café, pour le bureau et pour les salles de conférence;
• Se charger des commandes pour les items manquants;
• Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express;
• Organiser les factures des huissiers et messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.
• Preparing expense reports.
• Processing invoices through Chrome River Invoice.
• Adding additional parties to conflict checks.
• Helping with document management and preparation for examinations and trial.
• Answering and transferring calls at reception; redirecting e-mails effectively in a courteous & professional manner.
• Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office’s reception area and respond to any inquiries they may have.
• Filing electronic documents in iManage.
• Preparing and sending documents via Box software.
• Handling reprographics services.
• Booking official stenographers.
• Manage the reservation of conference and videoconference rooms; ensure that the calendar is up to date daily.
• Prepare conference rooms for meetings, including the preparation of coffee, refreshments and meals as needed; clean the rooms after meetings.
• Replenish the conference room with supplies.
• Ensure the general cleanliness of the reception area, kitchens, visitor’s washroom and conference rooms.
• Maintenance of the coffee machine and its accessories.
• Manage the dishwashers daily and ensure that the coffee station and kitchen supplies are replenished.
• Maintain an up-to-date inventory of coffee, tea, milk and other beverages for meetings, as well as cleaning products, and place orders as needed.
• Ship packages using messenger and express courier services.
• Manage invoices from bailiffs and court messengers and provide Accounting with supporting documents for messenger shipments as needed.
• Update the telephone list and the emergency contact list.
• Perform any other related duties, as required.

Requirements

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience;
• Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels;
• Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais;
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches;
• Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion des priorités;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés;
• Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique;
• Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie;
• Sens de l’autonomie et excellent esprit d’équipe;
• Respect de la confidentialité;
• Capacité d’utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux;
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches.
• Diploma in secretarial studies, office administration, or any other equivalent combination of training and experience.
• At least 3 years of relevant experience in the legal sector or another professional services environment.
• Bilingualism (French and English) is essential, both spoken and written, given that we receive calls from other Canadian provinces, the United States, and elsewhere in the world, which requires a functional use of English.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
• Strong attention to detail and thoroughness in completing tasks.
• Proven organizational and priority‑management skills.
• Ability to handle multiple tasks simultaneously and meet tight deadlines.
• Ability to stay focused and work effectively in a dynamic environment.
• Ability to communicate and interact professionally with all Clyde & Co staff members.
• Strong sense of autonomy and excellent team spirit.
• Respect for confidentiality.
• Ability to use various software programs and a willingness to learn new ones.
• Flexibility and adaptability to new tasks.

Skills

Required

• Respect for confidentiality

Benefits

• Chez Clyde & Cie, nous croyons à l’importance de soutenir votre développement professionnel tout en vous offrant la flexibilité et les avantages dont vous avez besoin pour vous épanouir. Voici les avantages que nous offrons :
• Politique généreuse de congés – Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle.
• Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.
• Assurance invalidité complète – Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié.
• Primes de recommandation – Bénéficiez de primes avantageuses en recommandant des talents à notre équipe.
• Mentorat et développement de carrière – Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière.
• Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.
• Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.
• Flexibilité de travail hybride – Tirez parti d’un parfait équilibre travail-vie personnelle, que ce soit à distance ou au bureau, pour la plupart des postes.
• At Clyde & Co, we believe in supporting your professional growth while ensuring you have the flexibility and benefits you need to thrive. Here’s what you can look forward to:
• Generous Paid Time Off – Generous paid time off, holidays, plus an annual “wellbeing” day.
• Comprehensive Health Benefits – Medical, dental, and vision coverage for you and your family.
• Robust Disability Coverage – Comprehensive short-term and enhanced long-term disability plans.
• Referral Rewards – Earn generous bonuses for introducing talented colleagues to our team.
• Mentorship & Career Growth – Access strong mentorship, global training programs, and career development support.
• Engaging Culture – Participate in exciting social events, volunteer and community service initiatives, and professional development opportunities.
• Inclusive Parental Leave – Six months fully paid, for all parents regardless of gender or path to parenthood.
• Hybrid Work Flexibility – Enjoy a perfect balance between remote and in-office work for most positions.